Carteleras - Conceptos

¿QUÉ ES UNA CARTELERA?

La Cartelera es una buena herramienta de comunicación, una de las más usadas en las organizaciones. Es un cartel anunciador cuya finalidad es informar de manera atrayente, sin embargo, sus características físicas permiten que se emplee también para apoyar campañas institucionales, para motivar un mejor clima laboral, para reforzar la imagen corporativa, como herramienta para capacitación, como medio para propiciar el debate y la participación, y como espacio para la retroalimentación el proceso comunicativo de la compañía.

LAS CARTELERAS COMO MEDIOS ALTERNATIVOS

Los medios de comunicación alternativos son posibilidades que están al alcance de toda organización o comunidad que quiera fortalecer la comunicación entre sus miembros. Se les llama "alternativos" porque son alternativas frente a los medios de información masivos como la radio, la televisión y la prensa, que a veces no están a nuestro alcance por los requerimientos técnicos y económicos que representan. La creación de medios alternativos es útil no sólo para mejorar la circulación de información sino que fomenta la participación y la unión entre los miembros de una comunidad u organización, ya que podemos apropiarnos con mayor facilidad de ellos y utilizarlos como canales de expresión para nosotros y los demás.

Los medios alternativos más comunes son los escritos, es decir, aquellos que utilizamos para difundir información a través de la escritura aprovechando las herramientas que para ello nos dan los géneros periodísticos. Son: la cartelera, el periódico mural, el periódico comunitario, el volante y el comunicado de prensa. Además de ellos, vale la pena recordar como medios de comunicación muy útiles a la circular, el memorando y la carta, sobre todo para el manejo de la comunicación al interior de nuestra comunidad u organización. Otras alternativas que permiten fortalecer la comunicación son las que podemos utilizar para difundir mensajes a las personas a la vez que propiciamos un encuentro entre ellas.

La comunicación alternativa es la utilización de herramientas básicas para fortalecer la circulación de información en un grupo determinado, mejorando o superando los efectos que producen los medios de información masivos. Esto quiere decir que la comunicación alternativa no sólo se ocupa de los problemas internos de un grupo, sino que puede trabajar cualquier información de actualidad desde la perspectiva que interesa a los miembros de la comunidad que participan en ella. Puede usarse para ampliar información que no es lo suficientemente desarrollada en los medios masivos, o para propiciar debates y discusiones en la comunidad que permitan a todos comprender mejor lo que suceda en ella misma, en el país o en el mundo. También puede usarse como herramienta educativa y de capacitación, y para divulgar información diaria que no tiene cabida en otros medios de comunicación y que, sin embargo es útil para toda la comunidad. Sirve para la prevención y la generación de campañas de concienciación y acción frente a problemas particulares. Genera cohesión y mayores lazos de unión entre una comunidad al permitir a sus miembros compartir los mismos niveles y calidad de información, haciéndola más democrática.

Para aprovechar la comunicación alternativa se necesita iniciativa entre los miembros de la comunidad para crear medios que la aprovechen. Estos medios deben ser en la medida de lo posible de fácil acceso y participación para el resto de la comunidad, ya que es de esta forma que podemos apropiarnos de ellos, colaborar en su construcción y mantenimiento, y aprovecharlos cada vez mejor para el beneficio de todos. Cuando los medios son utilizados de la manera adecuada, con buenos criterios de información y teniendo en cuenta siempre a toda la comunidad, la comunicación alternativa puede ser, incluso, mucho más efectiva que la de los medios de información masivos a los que nos atenemos por lo general.

FUNCIÓN ESTRATÉGICA DE LAS CARTELERAS

Dentro de los programas de comunicación, las carteleras intervienen como medio informativo y como estrategia de refuerzo. Su función se basa en complementar las estrategias compuestas por otros medios de información y de comunicación como los boletines, las circulares, la publicidad, los medios audiovisuales, la fotografía y la comunicación interpersonal (cara a cara).

Es pertinente para efectos de nuestro trabajo hacer la aclaración de 2 términos:

Cartelera: es el medio físico que se usa para colocar información. Es el armazón con superficie adecuada para colocar los carteles o anuncios. Es lo global.

Carteles: son las hojas o materiales donde están inmersos los mensajes, que deberán ser colocados en la cartelera.

OBJETIVOS DE LAS CARTELERAS:

•         Informar al personal de la empresa, o al público externo los hechos o datos de importancia para el desempeño de sus cargos o roles.

•         Motivar a las personas hacia el logro de objetivos comunes y crear un ambiente de trabajo estimulante y cordial, con el público interno como con el externo.

•         Promover políticas y programas de trascendencia para la empresa y sus públicos.

•         La creación de un medio como éste obedece en cada entidad a necesidades específicas para la relación con sus públicos (interno y externo). Lo importante de cada cartelera, independiente de la entidad, es la evaluación constante de la información que circula por ésta.

VENTAJAS DE LAS CARTELERAS

Para sustentar lo planteado en el párrafo anterior, explicaremos cada una de las ventajas encontradas y planteadas en la cartelera como medio de comunicación:

•         Diversidad de funciones: Es un medio de comunicación que puede ser utilizado para educar, informar, entretener, motivar, celebrar y resaltar las labores de los empleados de una organización.

•         Inmediatez: La cartelera es inmediata porque permite ser renovada constantemente según las necesidades  de información de las personas de la compañía y según las eventualidades que se presenten.

•         Economía: En comparación con otros medios de comunicación, la cartelera es un medio económico porque no implica relaciones de intercambio monetario con otras organizaciones (como por ejemplo un periódico o noticiero televisivo) sino que puede ser realizada por una persona perteneciente a la organización y que puede cumplir otras funciones además de esa; también en términos de material necesario para su implementación hay economía en la medida en que el material requerido es de diaria utilización en toda la organización, por lo tanto son recursos con los que obligatoriamente debe contar la compañía para su diario desempeño lo que conlleva a que no le implica un gasto económico extra.

•         Facilidad de creación y realización: No es necesario acudir por ejemplo a los servicios de una agencia de publicidad o de un noticiero, para su realización, sino que es suficiente con tener dentro de la compañía una persona encargada de realizar las carteleras (las encargadas de cada departamento), teniendo en cuenta las necesidades de las personas de la organización; ésta persona encargada de dicha labor piensa en una idea para crear la cartelera y partiendo de ésta  y con los recursos necesarios facilitados por la organización, la realiza.

•         Asequible a todas las personas: La cartelera es un medio de comunicación que puede ser visto o percibido por cualquier persona de la organización, por lo tanto todos tienen acceso a ella y esto hace que sea un medio de comunicación que tenga como ventaja una buena cobertura de información dentro de la organización ya que puede ser visto por todas las personas de la compañía.

Debido a las ventajas ya planteadas,  “La Cartelera” es un medio de comunicación que puede ser utilizado por todas las organizaciones o empresas sin importar su tamaño, actividad-negocio o capacidad económica; por lo tanto éste es un medio usado con excesiva frecuencia por todas las organizaciones y con diferentes fines u objetivos.

De la misma manera que se puede realizar una cartelera con un propósito informativo para avisar a los empleados acerca de una reunión, también es posible utilizarla para publicar el reglamento interno de trabajo de la compañía; con esto cabe decir que la cartelera es un medio de comunicación que puede ser utilizado de manera formal e informal.

Dentro  de las comunicaciones escritas que utiliza una empresa, se puede decir que las carteleras son una de las herramientas comunicacionales más importantes, pues a través de ellas se pueden transmitir mensajes o informaciones básicas de la empresa, que permiten conocer con más detalle la realidad empresarial.

A pesar de que actualmente, según lo analizado en algunas empresas, las carteleras son relegadas a ser un lugar de poca importancia y con poca información, hay actitudes dignas de admirar de empresas que han visto el potencial comunicacional de dicho medio alternativo de comunicación, y  consideran  a las carteleras como una herramienta que permite hacer fluir mensajes efectivamente y de forma creativa, llamativa y con utilización de elementos del diseño como el color, las formas, la tipografía, etc. 

LOS PÚBLICOS

Públicos: Los públicos son el factor esencial en el momento de crear, diseñar y elaborar una cartelera. Son el punto de partida y llegada de todo mensaje de comunicación o información. De partida, porque se piensa en él para elaborar o codificar un mensaje, y llegada porque es el que lo tiene que decodificar.

Cuando se escribe un mensaje es necesario tener en cuenta el público, y para esto hay que  conocerlo, indagar sobre él. La observación y el diálogo son herramientas vitales para lograr un conocimiento de éstos. Es conveniente hacerse preguntas como: ¿quiénes son los lectores?, ¿cuáles son sus intereses?, o preguntas sobre sus edades, sexo, nivel educativo, cargos, etc. Y de las respuestas a éstas preguntas se podrá obtener información sobre expectativas, preferencias y gustos que encaminarán el mensaje de la cartelera. Es importante mantener un contacto permanente con los públicos, dialogar con ellos para poder evaluar la aceptación del medio y recibir sus sugerencias y opiniones.

Durante todo el tiempo hemos hablado sobre el público en general, pero es de suma importancia la diferenciación de estos, (público interno y público externo), ya que cada público es diferente y por ende el mensaje.  A cada uno le interesan mensajes distintos o datos diferentes aunque sean del mismo tema, es por esto que la conformación del mensaje para las carteleras está condicionada por la clase de público al que va dirigido. Si se tiene una cartelera para todos los públicos, alguno va a salir perdiendo y por ende la organización.

Tipos de carteleras: Aunque se pueden encontrar varias clasificaciones, existen dos tipos básicos de carteleras: de mensaje único y sectorizadas:

•         Mensaje único: son las carteleras que manejan un solo tema. Generalmente de gran impacto visual, la virtud que tienen es que concentran la atención del lector en una idea central muy concreta. Generalmente se utilizan en los departamentos o áreas de la empresa, ya que manejan la información de ese sector. 

•         Sectorizadas: son las carteleras que manejan varios temas, divididas por unidades o secciones. Por lo general, esas secciones están marcadas y son permanentes en las carteleras. Este medio es útil porque permite variedad, pero se debe tener cuidado para no excederse en información para no saturar al lector y variar en las secciones para no caer en la rigidez. A diferencia de las carteleras de mensaje único, éstas se utilizan en lugares de acceso de todas las personas de la organización, ya que sus mensajes son diversificados. 

Periodicidad: Hay una regla en los medios informativos: ACTUALIDAD. Es preferible bajar o quitar la cartelera por unos días, a mantener mensajes desactualizados que la gente ya está cansada de ver.

La periodicidad se establece según la empresa. Se debe tener en cuenta los turnos de trabajo y el número de personas que se espera que lean la cartelera, para establecer una periodicidad que asegure el mayor número de lectores.

En las carteleras de mensaje único es recomendable el cambio de información quincenal, máximo mensual. En las sectorizadas el cambio debe ser permanente, máximo cada semana, cada que se desactualice una nota se retira. 

Ubicación: La ubicación determina en gran parte el éxito de la cartelera. Los lugares de mayor afluencia del público son los ideales para este medio. Tales como cafeterías, salidas, accesos, vestieres y pasillos.

Para elegir la ubicación de las carteleras se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

•         El sitio elegido debe tener buena iluminación y no deben haber objetos que interfieran en la lectura de la cartelera, como carros, arrumes, cómodas, etc.

•         Debe estar protegida del agua, viento, vapor y el polvo; para así evitar su fácil deterioro.

•         Hay que procurar que armonice con el contexto y que sea acorde con el diseño del lugar en el cual se ubica.

•         Hay que procurar que el lector no tenga a la vista otro tipo de objetos de mayor impacto visual que la cartelera, por ejemplo un televisor.

Construcción: El primer aspecto que se debe considerar es el tamaño. Lo más recomendable es que siga un formato rectangular de 2 x 1 metros. Pueden ser de mayor o menor tamaño, lo esencial es mantener la proporción. Ya que en el caso de las carteleras demasiado grandes se pueden salir del espacio visual del lector y no cumpliría con su función. Y como  segundo aspecto hay que pensar en el material en que se va a elaborar la cartelera, puede ser cualquiera, pero lo más recomendable es que esté forrada en un material poroso como el corcho, para que se facilite la fijación y retiro de avisos. 

Selección del tema  y del responsable: En las carteleras de la empresa deben ir temas o mensajes formales, originados en los niveles directivos de la empresa, como políticas de la organización, pautas  a seguir, informaciones sobre el funcionamiento de la empresa, reglamento, rutinas, etc. pero también pueden haber mensajes de las mismas áreas, sonde comuniquen sus avances o necesidades.

Al definir el tema de la cartelera hay que tener en cuenta (como lo mencionábamos anteriormente) dos factores básicos: sus objetivos y sus públicos. El tema determina el interés que puede generar la cartelera en el público, por eso se debe tener bastante cuidado al seleccionarlo. Lo fundamental es que sea de agrado para el público objetivo, para lograr esto se debe estar orientado sobre sus necesidades, expectativas y gustos. Otro criterio de peso en la selección del tema en la cartelera es la actualidad.

Todo lo anterior se hace por varios motivos: cuando la empresa le proporciona información a sus públicos dándole a conocer datos indispensables para su conocimiento empresarial, está logrando generar o crear sentido de pertenencia de los públicos hacia la empresa, lo cual se verá retroalimentado en la participación dinámica. 

Es por esto que es necesario establecer el rol de "responsable o encargado  de carteleras"  en toda empresa, para así poder tener un control más acertado de este medio y la información que circula por él. En algunas organizaciones los comunicadores son los responsables, pero estrictamente no tiene que ser así, el comunicador puede cumplir la función de "vigilante" o "auditor" de carteleras, y el responsables directo inicialmente puede ser un delegado del área en donde esté ubicada la cartelera.